1. Who we are
This notice is issued by The Trustees of Sambong Future Foundation (Reg. No. PPAB-21/2024),
Lot 8-9, Jalan Lima, Off Jalan Chan Sow Lin, 55200 Kuala Lumpur ("Sambong Future", "we", "us"),
in line with the Personal Data Protection Act 2010 (PDPA). It explains what personal data we collect through
sambongfuture.org and our programmes, why, who we share it with, and your rights.
2. What we collect
- Donors and sponsors — name, email, phone, IC or company registration number (for receipts), donation and pledge details, and payment references. Card and online-banking details are entered on our payment providers' pages; we do not receive or store them.
- Laptop applicants (students) — name, IC number, date of birth, gender, race, nationality, email, home address and school; parent or guardian name, IC number, relationship and contact details; endorser (e.g. teacher or community leader) details; the signed Endorsement & Consent Form, a passport-size photo and an optional self-introduction video.
- Beneficiary details supplied by sponsors — when a pledge names a recipient: their name, IC number and delivery address.
- Volunteers — name, email, phone, areas of interest and availability.
- Contact form and shop orders — name, email, phone, your message, and the delivery address for orders.
- Website use — basic technical data such as IP address, browser type and pages visited (see section 7).
3. Why we use it
- To process donations and pledges and issue receipts.
- To assess laptop applications, match students with sponsors, and arrange purchase, delivery and technical support.
- To keep sponsors informed about the student and device they funded.
- To reply to enquiries and coordinate volunteers.
- To keep accounts and meet our legal and regulatory obligations.
- To protect our forms from spam and abuse, and to understand how the website is used.
4. What we may publish
With the written consent of a parent or legal guardian, given in the Endorsement & Consent Form, we may share a student's
name, school, photo, video and story on our website and social media to help find a sponsor.
Our Contributors page lists the names of our largest supporters. If you would prefer not to be named, email us and we will remove or anonymise your entry.
5. Who we share it with
We do not sell personal data. We share only what each party needs:
- Payment providers (ToyyibPay, Stripe) — to process online payments.
- Smart Rental, our technology partner for the laptop programme — the recipient's name, contact details, delivery address and device details, so they can prepare, deliver and support the laptop.
- Laptop suppliers and delivery partners — the recipient's name, contact number and delivery address, and the sponsor's name where a device is labelled as sponsored.
- Service providers that run our systems — website hosting (Fly.io, Singapore), email delivery, Google (Google Drive and Google Sheets, where application documents and records are kept), Google Analytics, and Cloudflare (spam protection).
- Authorities — where required by law.
Some of these providers store data outside Malaysia. We use providers with recognised security practices and share only what is necessary.
6. How we protect and keep it
Personal data is stored on encrypted storage and in a Google account controlled by the Foundation. Application documents,
payment proofs and supplier documents can be opened only by authorised staff. We keep personal data for as long as it is needed for
the programme and for our accounting and legal obligations, then delete or anonymise it.
7. Cookies
We use a session cookie so forms, logins and your language choice work. If enabled, Google Analytics uses cookies to
measure site visits, and Cloudflare Turnstile checks that form submissions come from a person. You can block cookies in your browser,
but some forms may then not work.
8. Children
Applications for students under 18 must be made with the consent of a parent or legal guardian, who signs the Endorsement & Consent Form.
9. Your rights
Under the PDPA you may ask to access or correct your personal data, withdraw consent, or limit how we use it — for example, to stop
marketing messages or to stop your name appearing on our website. Contact us at
info@sambongfuture.org or +6019-337 4799. We may need to verify your identity, and we will
respond within 21 days, as the PDPA requires. Withdrawing consent may mean we cannot continue an application or sponsorship.
10. Changes
We may update this notice. The latest version is always on this page, with the date it was last updated.
Notis Privasi — Bahasa Melayu
1. Siapa kami
Notis ini dikeluarkan oleh The Trustees of Sambong Future Foundation (No. Pendaftaran PPAB-21/2024),
Lot 8-9, Jalan Lima, Off Jalan Chan Sow Lin, 55200 Kuala Lumpur ("Sambong Future", "kami"), selaras dengan Akta Perlindungan Data
Peribadi 2010 (APDP). Notis ini menerangkan data peribadi yang kami kumpul melalui sambongfuture.org dan program kami, tujuannya,
pihak yang menerimanya, serta hak anda.
2. Data yang kami kumpul
- Penderma dan penaja — nama, e-mel, telefon, nombor KP atau nombor pendaftaran syarikat (untuk resit), butiran derma dan ikrar, serta rujukan bayaran. Butiran kad dan perbankan dalam talian dimasukkan di laman penyedia pembayaran kami; kami tidak menerima atau menyimpannya.
- Pemohon komputer riba (pelajar) — nama, nombor KP, tarikh lahir, jantina, bangsa, warganegara, e-mel, alamat rumah dan sekolah; nama, nombor KP, hubungan dan butiran hubungan ibu bapa atau penjaga; butiran pengesah (cth. guru atau pemimpin masyarakat); Borang Pengesahan & Persetujuan yang ditandatangani, gambar berukuran pasport dan video pengenalan diri (pilihan).
- Butiran penerima yang diberikan oleh penaja — apabila ikrar menamakan penerima: nama, nombor KP dan alamat penghantaran.
- Sukarelawan — nama, e-mel, telefon, bidang minat dan masa lapang.
- Borang hubungan dan pesanan kedai — nama, e-mel, telefon, mesej anda dan alamat penghantaran pesanan.
- Penggunaan laman web — data teknikal asas seperti alamat IP, jenis pelayar dan halaman yang dilawati (lihat bahagian 7).
3. Tujuan penggunaan
- Memproses derma dan ikrar serta mengeluarkan resit.
- Menilai permohonan komputer riba, memadankan pelajar dengan penaja, dan menguruskan pembelian, penghantaran serta sokongan teknikal.
- Memaklumkan penaja tentang pelajar dan peranti yang mereka taja.
- Menjawab pertanyaan dan menyelaras sukarelawan.
- Menyimpan akaun dan mematuhi kewajipan undang-undang serta peraturan.
- Melindungi borang kami daripada spam dan penyalahgunaan, dan memahami penggunaan laman web.
4. Perkara yang mungkin kami siarkan
Dengan persetujuan bertulis ibu bapa atau penjaga sah dalam Borang Pengesahan & Persetujuan, kami mungkin berkongsi nama,
sekolah, gambar, video dan kisah pelajar di laman web dan media sosial kami untuk mencari penaja.
Halaman Penyumbang kami menyenaraikan nama penyokong terbesar kami. Jika anda tidak mahu dinamakan, e-mel kami dan kami akan
membuang atau menyembunyikan nama anda.
5. Pihak yang menerima data
Kami tidak menjual data peribadi. Kami hanya berkongsi apa yang diperlukan oleh setiap pihak:
- Penyedia pembayaran (ToyyibPay, Stripe) — untuk memproses bayaran dalam talian.
- Smart Rental, rakan teknologi kami bagi program komputer riba — nama, butiran hubungan, alamat penghantaran penerima dan butiran peranti, supaya mereka dapat menyediakan, menghantar dan menyokong komputer riba tersebut.
- Pembekal komputer riba dan rakan penghantaran — nama, nombor telefon dan alamat penghantaran penerima, serta nama penaja jika peranti dilabel sebagai tajaan.
- Penyedia perkhidmatan sistem kami — pengehosan laman web (Fly.io, Singapura), penghantaran e-mel, Google (Google Drive dan Google Sheets, tempat dokumen dan rekod permohonan disimpan), Google Analytics, dan Cloudflare (perlindungan spam).
- Pihak berkuasa — apabila dikehendaki oleh undang-undang.
Sesetengah penyedia ini menyimpan data di luar Malaysia. Kami menggunakan penyedia yang mempunyai amalan keselamatan yang diiktiraf dan hanya berkongsi apa yang perlu.
6. Perlindungan dan penyimpanan
Data peribadi disimpan dalam storan yang disulitkan dan dalam akaun Google yang dikawal oleh Yayasan. Dokumen permohonan, bukti
bayaran dan dokumen pembekal hanya boleh dibuka oleh kakitangan yang diberi kuasa. Kami menyimpan data peribadi selagi diperlukan
untuk program serta kewajipan perakaunan dan undang-undang kami, kemudian memadam atau menjadikannya tanpa nama.
7. Kuki
Kami menggunakan kuki sesi supaya borang, log masuk dan pilihan bahasa anda berfungsi. Jika diaktifkan,
Google Analytics menggunakan kuki untuk mengukur lawatan, dan Cloudflare Turnstile memastikan penghantaran borang datang daripada
manusia. Anda boleh menyekat kuki dalam pelayar, tetapi sesetengah borang mungkin tidak berfungsi.
8. Kanak-kanak
Permohonan bagi pelajar bawah umur 18 tahun mesti dibuat dengan persetujuan ibu bapa atau penjaga sah, yang menandatangani Borang Pengesahan & Persetujuan.
9. Hak anda
Di bawah APDP, anda boleh meminta untuk mengakses atau membetulkan data peribadi anda, menarik balik persetujuan, atau mengehadkan
penggunaannya — contohnya, menghentikan mesej pemasaran atau nama anda daripada dipaparkan di laman web kami. Hubungi kami di
info@sambongfuture.org atau +6019-337 4799. Kami mungkin perlu mengesahkan identiti anda,
dan kami akan menjawab dalam tempoh 21 hari seperti yang dikehendaki oleh APDP. Menarik balik persetujuan mungkin bermakna kami tidak dapat meneruskan permohonan atau tajaan.
10. Perubahan
Kami mungkin mengemas kini notis ini. Versi terkini sentiasa di halaman ini, bersama tarikh kemas kini terakhir.